L’usage par défaut de Google Drive peut tout à fait paraître pratique, mais des problèmes de sécurité pour les documents sensibles sont tout de même causés par lui. Un grand nombre d’entreprises ont pour habitude d’utiliser Google Drive afin de partager des fichiers au quotidien. En effet, elles trouvent que « c’est facile à utiliser et pratique pour le partage de documents » de même que commode. Ce service grand public montre toutefois ses limites dans un contexte professionnel à haut risque (fusions-acquisitions, audits juridiques, communication avec investisseurs, etc.). Selon le rapport de Metomic, plus de 40 % des fichiers sur Google Drive contiennent des données sensibles, ce qui expose les organisations à des risques de violation de données
Les entreprises se tournent alors vers une data room virtuelle offrant des contrôles renforcés et une conformité réglementaire. Ce comparatif Data Room vs Google Drive explique pourquoi, quand et comment choisir l’outil adapté aux documents sensibles. La notion de data room virtuelle google drive (ou comment bricoler Google Drive en data room) est souvent évoquée — nous en détaillerons les risques et les alternatives.
Une Data Room virtuelle (VDR) est une plateforme sécurisée en période de transactions critiques (fusions-acquisitions, levées de fonds, due diligence) pour stocker et échanger des documents confidentiels. Pour les sociétés réglementées, elle procure une sécurité et une conformité avancées différentes des services cloud classiques.
Principales caractéristiques :
Utilisée principalement dans la finance, l’immobilier et le juridique, la VDR est aussi appelée salle de données en ligne pour cet environnement hautement sécurisé. Pour bien choisir une VDR, consultez une salle de données virtuelle sécurisée.
Google Drive est un service cloud grand public apprécié pour son interface intuitive et son intégration à Google Workspace. Atouts principaux :
Ces caractéristiques font de Google Drive une solution populaire pour le stockage d’entreprise quotidien, contrairement à Dropbox. Cependant, ce service n’est pas conçu pour les documents hautement confidentiels.
Limites pour usage VDR :
Il est techniquement possible de bricoler un espace Drive pour qu’il ressemble à une salle de données. Par exemple, on peut créer une hiérarchie de dossiers claire, attribuer des permissions précises à chaque groupe d’utilisateurs, activer la suspension automatique des liens et exiger le login obligatoire via Google. Voici quelques étapes clés pour une telle configuration de data room google :
Malgré ces précautions, la mise en place d’une data room Google demeure limitée. On pourrait qualifier cette démarche de configuration d’une data room dans Google Drive, mais elle ne comble pas toutes les lacunes citées plus haut.
5 risques d’utiliser Google Drive comme VDR :
Astuce : comment sécuriser un peu plus Google Drive :
Si la configuration Drive paraît laborieuse, mieux vaut s’orienter vers une vraie VDR. Par exemple, le tableau ci-dessous compare quelques fournisseurs réputés. Ces plateformes dédiées couvrent nativement les besoins de sécurité et de conformité décrits.
Fournisseur VDR | Points forts | Tarifs |
iDeals VDR | Sécurité de niveau entreprise (chiffrement, MFA), interface intuitive, NDA intégré. | Abonnement par projet (devis sur mesure) |
DealRoom | Conçu pour les M&A et due diligence, collaboration en temps réel, analytics de suivi des documents. | Tarifs modulaires selon usage |
Citrix ShareFile (VDR) | Intégration Citrix, gestion robuste des fichiers, support 24/7, personnalisation de branding. | Basé sur l’abonnement Google Workspace |
Firmex | Certification SOC 2, forte expérience bancaire/immobilière, workflows personnalisés. | Tarifs selon l’ampleur du projet |
Ces solutions sont pensées pour la due diligence et offrent généralement une période d’essai ou des démos. Pour choisir la VDR idéale, consultez les comparateurs spécialisés ou le site Diliroom pour plus d’informations.
La sécurité des données est l’élément différenciateur principal entre VDR et Google Drive :
Sur le plan de la gestion documentaire, Google Drive et une VDR diffèrent également :
Critère | Data Room Virtuelle (VDR) | Google Drive |
Sécurité | Chiffrement E2E, MFA, RBAC | Chiffrement (repos/transit) avec accès Google |
Contrôle d’accès | Permissions très granulaires par document/dossier | Permissions plus globales (par dossier ou lien) |
Journaux | Logs détaillés (toutes actions) | Journaux limités, pas de suivi complet du partage |
Conformité | ISO 27001, SOC2, RGPD, HIPAA, FINRA (pour secteurs régulés) | RGPD (stockage en UE possible), pas de certification transaction |
Collaboration | Outils sécurisés (Q&A, NDA intégré, notifications, versioning) | Collaboration en temps réel (Google Docs/Sheets) |
Coût | Coût généralement élevé (projets ponctuels ou abonnements spéciaux) | Gratuit (15 Go) + abonnements Google Workspace abordables |
Ce tableau met en lumière les points forts de chaque solution. Les VDR excellent en sécurité et conformité alors que Google Drive brille par sa simplicité d’usage et son prix.
Le choix dépend surtout de l’enjeu des documents et des contraintes réglementaires :
Cas critiques (VDR) :
Par exemple, en M&A, les équipes juridiques et financières exigent une parfaite traçabilité et un contrôle total des accès. De même, les secteurs bancaires (FINRA), santé (HIPAA) ou public (informations classifiées) nécessitent un environnement certifié.
Usage léger (Google Drive) :
Pour un projet simple ou un petit budget, Google Drive reste la solution la plus pratique.
En récapitulatif : Si la sécurité prime, optez pour une VDR spécialisée. Si le besoin est général et peu sensible, Google Drive peut suffire. Pour vous guider, déterminez d’abord la sensibilité des données et les exigences légales. La décision peut se formuler en deux étapes :
Pour résumer : une Data Room Virtuelle est conçue pour la sécurité maximale, le contrôle d’accès granulaire et la conformité dans les transactions sensibles. Google Drive excelle en collaboration quotidienne et coût réduit, mais n’offre pas les garanties d’une VDR.
Guide de décision rapide :
Dans tous les cas, évaluez les fonctionnalités (Permissions, chiffrement, audit logs), la conformité (ISO 27001, RGPD, HIPAA) et le coût (payant vs gratuit). Consultez également le site Diliroom pour plus d’informations sur les salles de données et leurs options (notamment data room gratuite pour les budgets serrés).