Une virtual data room est un espace virtuel utilisé comme nuage pour stocker, traiter et utiliser la documentation. Dans les conditions modernes de numérisation pour la transmission d’informations, les données électroniques revêtent une grande importance pour toute entreprise. Contrairement aux salles de données physiques, qui fournissent toute la documentation de l’entreprise dans un lieu neutre, les data rooms virtuelles effectuent le même travail, mais uniquement sur Internet. Avec ces services, vous pouvez afficher tous les fichiers dont vous avez besoin, les modifier et les partager avec l’équipe et les partenaires, sans vous soucier de la fuite de données. Le volume de la salle de données virtuelle inclut de nombreux secteurs d’activité, tels que M&A (les fusions et les acquisitions) ou la gestion de projets, en mettant l’accent sur le travail en équipe et la collaboration dans les projets de groupe. Comme le marché offre aujourd’hui de nombreuses options pour les données numériques, le client doit toujours comprendre les principaux avantages de la plateforme et se soucier de l’accélération des transactions opérationnelles.
Ce n’est un secret pour personne que, selon l’étendue et les exigences du secteur, certaines caractéristiques doivent respecter toutes les fonctions du fournisseur. Cependant, les fonctions énumérées ci-dessous sont basiques et visent à fournir un service efficace.
Ainsi, les principales caractéristiques nécessitant des données de haute qualité:
La gestion sûre et sécurisée des documents
Les paramètres de téléchargement optimales avec la fonctionnalité du téléchargement en masse
La possibilité de gérer les droits d’affichage sur la plateforme Web
La coordination des différents projets en utilisant le compte
La prise en charge de plusieurs formats de fichier (DOC, PDF, XLC)
Le suivi de l'activité des utilisateurs
Nous offrons les services de providers expérimentés de salles de données virtuelles françaises qui desservent des clients dans tout le pays. La base de notre succès est une qualité exceptionnelle. En tant que fournisseur avec le serveur français et le logiciel français, nous excluons toute possibilité d’interceptions de documents pouvant être effectuées par des agences de renseignement étrangères.
Outre toutes les fonctions de base, notre société présente de nombreux avantages. Ce sont les fonctions uniques de notre produit qui rendent notre service puissant, irremplaçable et orienté vers la solution des problèmes. Les fonctions innovantes revêtent une importance particulière, car elles sont les caractéristiques de notre produit et ne sont pas proposées par d’autres fournisseurs de salles de données virtuelles. Ce sont les fonctions telles que:
La première tâche de nombreuses sociétés de traitement de l’information spécialisée (en particulier dans le domaine informatique) consiste à protéger les documents des personnes non autorisées. Grâce à notre fonction unique d’affichage limité, uniquement une partie du document peut être visualisée.
Nos clients peuvent personnaliser leurs enregistrements en activant le symbole du filigrane qui apparaît en haut du document. Les indicateurs de configuration incluent la date d’accès, le nom d’utilisateur ou l’adresse IP à partir de laquelle le document a été consulté.
L’accès aux documents est contrôlé, efficacement, par un outil de cryptage. La supression à distance vous permet de bloquer l’accès après le téléchargement d’un document.
Nos salles de données virtuelles sont protégées par cinq logiciels antivirus. Cela signifie qu’aucun document endommagé ou altéré ne peut être stocké dans la salle de données virtuelle
La haute qualité des services fournis apparaît dans la possibilité d’afficher le document Excel dans n’importe quel navigateur Web et absolument sans risque. Le programme que nous fournissons intervient sur tous les décryptages, téléchargements et filigranes, et permet d’afficher le document dans n’importe quel navigateur Web.
Nous proposons une application de synchronisation unique qui synchronise tout le contenu personnel, tel que FTP, les fichiers et les dossiers du bureau, avec une salle de données de l’entreprise. Le système de gestion de contenu concerné est également résumé avec une salle de données numériques.
En tant que pionnier dans le domaine de la gestion de documents moderne, notre société a développé une technologie exceptionnelle pour glisser-déposer des documents, qui ne nécessite aucun plug-in supplémentaire. En un seul clic, vous pouvez déplacer tous les fichiers nécessaires dans la fenêtre des documents téléchargés.
Grâce à un algorithme de filtre de recherche (OCR) innovant, vous pouvez rechercher rapidement et efficacement toutes les informations dont vous avez besoin à l’aide d’un mot clé. Numérotation d’index. Un grand nombre de fonctions disponibles est complété par une numérotation automatique. Cela vous permet de spécifier tous les noms de documents sans mettre à jour l’index de la salle de données virtuelle.
Pour votre commodité, nous avons créé quatre catégories d’utilisateurs principales afin que vous puissiez déterminer immédiatement la structure d’accès spécifique à l’ensemble du groupe. Catégories d’utilisateurs: Administrateurs complets / limités, utilisateurs communs et individuels. Chaque groupe a son propre niveau d’accès, qui autorise certaines fonctions et certains droits.
La plateforme de salles de données virtuelles vous permet de surveiller et de contrôler la fréquence de réception des notifications. Ils informent tous les utilisateurs des opérations en cours ou des modifications de l’espace de données.
Vous pouvez gérer efficacement vos clients avec des fonctionnalités d’invitation uniques et en masse, envoyant des invitations à un ou plusieurs utilisateurs à mesure qu’elles surviennent. Après l’invitation, vous pouvez définir vous-même les restrictions d’accès appropriées et activer les paramètres de notification.
Les limites d’affichage peuvent s’appliquer aux documents Excel. Nous proposons trois options d’affichage: Excel avec formules, Excel sans formules et Excel Data Analysis (vous pouvez gérer tous les documents partagés). Ces restrictions d’autorisations ne s’appliquent pas aux fichiers source et ne sont visibles que par les utilisateurs enregistrés.
Avec notre aide, vous pouvez personnaliser des zones d’accès spécifiques en fonction des intérêts des différents utilisateurs. Cela vous permet d’optimiser l’audit en gardant une trace des enregistrements et en intégrant tous les rapports.
Les actions des utilisateurs peuvent être surveillées en détail dans la salle de données virtuelle. Vous pouvez suivre chaque opération, requête de recherche et document dans la salle de données virtuelle, même pendant la navigation. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’effectuer la gestion d’audit en disposant d’une surveillance claire de toutes les transactions effectuées.
Comme les utilisateurs de nos salles de données virtuelles peuvent suivre toutes les transactions, vous pouvez créer un rapport complet de ces fichiers. Les rapports d’audit professionnels sont utilisés à différentes fins. Nos clients utilisent ces rapports comme les matériaux des présentations commerciales, au cours des réunions, etc.
Pour réviser et contrôler les travaux conjoints, nous avons mis en place la fonction du rapport de la révision de groupe. Cette option vous permet de suivre le nombre d’enregistrements, des actions de groupe et des questions fréquemment posées.
Une fonction unique de codage des couleurs est utilisée comme outil de surveillance de l’espace de données. Les rapports créés dans ce système représentent les documents les plus recherchés de la salle virtuelle, ainsi que les groupes d’utilisateurs les plus actifs.
Les utilisateurs de notre service virtuel, qui ont accès aux fichiers via leurs appareils mobiles, peuvent également utiliser notre interface multifonction. Lors de votre inscription, l’accès à tous les projets est possible avec un seul mot de passe. Grâce à la fonction de stockage des mots de passe, il n’est pas nécessaire d’introduire toutes les coordonnées à chaque connexion.
Les fichiers enregistrés sont affichés à l’utilisateur dans leurs propres formats. De plus, le service ne nécessite l’installation d’aucun logiciel, Java ou téléchargement.
Dans nos salles de données virtuelles, il existe une fonction permettant de sauvegarder le lieu de visualisation, qui contrôle l’affichage des documents. Grâce à cet outil de gain de temps, vous pouvez accéder directement à la page souhaitée dans le dossier.
Profitez de notre service sur différentes plateformes. Notre service est optimisé pour Apple iOS, Android et Windows.
Nous vous donnons la possibilité d’accompagner vos clients à toutes les étapes de l’utilisation des données. Pour ce faire, vous pouvez créer une liste complète des questions fréquemment posées et fournir des réponses aux questions actuelles sur chaque transaction commerciale.
Pour accélérer le traitement des requêtes, vous pouvez améliorer la communication dans la salle des données en répartissant toutes les questions par catégorie. Cela permettra aux utilisateurs de choisir un niveau de détail spécifique lors de la publication des questions, puis de renvoyer la question directement à un expert du domaine concerné.
L’interface de la plateforme Q&A est similaire au système de messagerie électronique, car elle utilise plusieurs fonctionnalités identiques. C’est pourquoi nos utilisateurs n’ont pas besoin de formation supplémentaire et peuvent travailler avec l’interface de manière intuitive.
L’administrateur de votre salle d’informations virtuelle peut donner aux utilisateurs l’accès à des discussions spécifiques. Le niveau d’accès peut être complètement différent. Certains utilisateurs seront autorisés à poser des questions uniquement dans une certaine catégorie, tandis que d’autres pourront même commencer leurs propres discussions.
Les utilisateurs de la plateforme peuvent surveiller le statut d’une question posée. Le statut peut être défini manuellement ou automatiquement.
Sur la base des messages de la salle de données virtuelle, vous pouvez également créer des rapports complets et les utiliser pour sauvegarder les informations. De plus, des rapports correspondants sont utilisés dans le domaine de l’éducation complémentaire et la formation future.