Les salles de données virtuelles (data rooms ou plus simplement VDR) sont devenues un élément indispensable du monde des affaires moderne, en particulier depuis le confinement et la mise en quarantaine. Pour preuve, ce secteur en constante évolution devrait atteindre 5,62 milliards de dollars américains d’ici 2031.
Pour les grandes entreprises, c’est une excellente occasion d’utiliser les fonctions avancées de ces plateformes. Par contre, dans le cas des start-ups et des PME, il peut sembler difficile de maintenir la confidentialité, l’organisation et la collaboration. Heureusement, elles peuvent encore profiter des data rooms gratuites ou rentables pour réaliser des économies.
Toutefois, si vous vous interrogez sur la fiabilité de ces modèles face aux menaces croissantes en matière de cybersécurité, c’est une préoccupation légitime. Tout au long de cet article, nous tenterons de répondre à cette question.
La data room gratuite est essentiellement une version simplifiée de son homologue payant, la salle de données virtuelle. Elle offre ainsi la possibilité de partager plus facilement les documents sensibles et les informations confidentielles d’une organisation avec des tiers.
Les entreprises en phase de démarrage trouveront les salles de données gratuites idéales pour partager les documents confidentiels en raison de l’absence ou de la faiblesse des coûts initiaux. Lorsque l’on sait que 13 % des PME se lancent sans moyens financiers, cela se comprend aisément.
Cependant, avec les solutions gratuites de data rooms, il y a des limites en termes de capacité de stockage, de protection avancée, d’options de personnalisation et de gestion des droits d’accès en un seul clic. Néanmoins, vous pouvez y avoir recours pour tirer parti de quelques avantages. Il s’agit notamment d’un environnement pour partager et collaborer avec des membres de votre équipe de travail sur des documents confidentiels en toute sécurité.
Si vous envisagez d’utiliser une data room gratuit, il est important de choisir les meilleurs sur le marché. Nous vous proposons ci-dessous un aperçu des trois meilleurs fournisseurs de VDR gratuites :
Voici une data room vous permet de stocker des projets dans un référentiel et d’utiliser un serveur sécurisé pour le partage de données. Les utilisateurs ont accès à trois salles et à 5 Go de stockage, et jusqu’à 10 membres d’une équipe de travail peuvent collaborer gratuitement sur des documents et autres.
Bien que la solution ne soit pas conçue pour le M&E ou la diligence raisonnable, elle se distingue clairement des autres VDR gratuites en offrant des fonctionnalités utiles et modernes. Cela comprend des outils de collaboration, le contrôle des autorisations, ainsi que des mesures de sécurité comme le cryptage des données, la sauvegarde continue des données, la gestion des droits d’accès, etc.
Koofr est une data room abordable qui offre 2 Go de stockage gratuit. Elle peut également être intégrée à d’autres systèmes de stockage en nuage, ce qui constitue une excellente solution. En outre, la data room Koofr propose une interface claire et concise, ce qui encourage les utilisateurs à se familiariser rapidement avec le programme.
Bien que Box ne soit pas idéal en ce qui concerne les transactions commerciales à grande échelle, il offre un espace de données gratuit raisonnable. C’est une data room qui fournit un environnement pour le partage de fichiers et la collaboration en toute sécurité.
Comme vous l’avez peut-être remarqué, toutes les salles de données virtuelles gratuites n’offrent pas les fonctionnalités que vous souhaitez ou dont vous avez besoin. Il est essentiel que les niveaux de protection avancée soient garantis dans une data room virtuelle.
Si vous optez pour une data room, vous risquez de commettre des erreurs coûteuses, comme perdre des informations confidentielles des utilisateurs ou des données financières et personnelles sensibles pour votre entreprise. Et de plus, les fournisseurs de virtual data room gratuits ne sont pas adaptés à de nombreux types de transactions, avec les risques associés à une protection insuffisante des données.
Si vous êtes soucieux de gérer vos opérations les plus sensibles en toute sécurité, il est conseillé d’investir dans data room virtuelle. La plupart des meilleurs services du marché proposent des essais gratuits. Cela vous permet d’explorer les fonctionnalités de premier ordre de la plateforme avant de vous engager financièrement. À titre d’exemple, vous pourrez utiliser les autorisations d’accès dans la data room. Cela permet de restreindre l’accès à tous les documents et à des données confidentielles.
Pour vous faciliter la tâche, notre équipe a passé en revue plusieurs plateformes VDR qui proposent un essai gratuit. Sur la base de plusieurs critères, les 5 fournisseurs suivants se distinguent par leurs plans d’essai gratuits. Ils permettent de tirer le meilleur parti des fonctions améliorées permettant de protéger les données et de gérer les documents de manière encore plus efficace.
Fournisseur de data room | Durée de l’essai gratuit | Principales fonctionnalités | Rapport qualité/prix |
| iDeals | 30 jours | La gestion des documents Audit des activités Environnement hautement sécurisé Rédaction intégrée Collaboration en temps réel Filigranes dynamiques personnalisables Assistance multilingue 24h/24 et 7j/7 Piste d’audit détaillée | Excellent : offre un excellent équilibre entre sécurité, fonctionnalités complètes, et prix compétitif |
| Firmex | 14 jours | Partage sécurisé de fichiers Authentification unique Autorisations de groupe Contrôle d’accès et autorisations des utilisateurs discrets | Très bon : solution fiable pour effectuer de petites transactions, avec un support réactif |
| Onehub | 30 jours (Après une demande auprès de la société) | Expiration de l’accès Authentifications à deux facteurs Autorisations de documents granulaires Clés de cryptage gérées | Très bon : flexible et simple à utiliser, avec des fonctionnalités adaptées aux PME |
| Ansarada | 14 jours | Piste d’audit détaillé Filigranes dynamiques Rédaction intégrée Prédiction des transactions assistée par l’IA Téléchargement facile par glisser-déposer Des autorisations d’accès de qualité | Bon : idéal pour les projets ponctuels nécessitant flexibilité et reporting détaillé |
| Digify | 7 jours | Partage sécurisé Suivi des documents des utilisateurs Des autorisations d’accès pour l’impression et le téléchargement Téléchargement de fichiers en masse par glisser-déposer | Bon : adapté aux petites entreprises ayant des besoins limités, avec une interface conviviale |
Souvent, les clients se posent la question de savoir s’ils ont réellement besoin d’une salle de données virtuelle afin de gérer différentes opérations. Ils se demandent, à juste titre, s’ils peuvent simplement utiliser une solution de stockage en nuage et/ou de partage de fichiers comme Google Drive et DropBox.
Malgré le fait que les VDR soient basées sur les principes et les systèmes de stockage en nuage, leur capacité est très restreinte. En fait, ils ne peuvent pas gérer des informations délicates lors de transactions complexes. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est risqué d’utiliser Google Drive et DropBox comme substitut des VDR :
Les solutions en nuage n’offrent pas le même niveau de protection que les VDR en ce qui concerne les modèles de cryptage sophistiqués et le contrôle d’accès granulaire.
Google Drive (tout comme DropBox) est un service qui ne permet pas de suivre de manière précise l’utilisation de vos documents comme le font les VDR payantes, par exemple au moyen de pistes d’audit.
Il est difficile de savoir qui est autorisé à consulter ou à télécharger le contenu, à y apporter des modifications et qui peut le partager, d’où une plus grande vulnérabilité dans le partage des fichiers et des documents.
Les data rooms virtuelles sont des solutions élaborées pour des procédures telles que les fusions et acquisitions, les audits, la gestion de documents financiers sensibles et les levées de fonds.
Grâce à une data room virtuelle payante, les utilisateurs peuvent être certains de la politique de conformité mise en œuvre (comme RGPD ou ISO), ce qui n’est pas le cas des services gratuits comme Google Drive ou DropBox.
L’utilisation d’une salle de données virtuelle payante peut sembler être une dépense inutile pour votre entreprise. Cependant, en termes de protection, de temps, d’efficacité et de contrôle des données et de documents, elle en vaut vraiment la peine. Voici quelques caractéristiques clés qui justifient cet investissement.
Les VDR payantes sont dotés de fonctions telles que le chiffrement de bout en bout, le filigrane des documents et même des systèmes de détection d’intrusion. Grâce à ces fonctionnalités de solutions de data rooms payantes, les transactions importantes sont menées en toute sécurité.
Une solution payante offre la possibilité d’attribuer certaines autorisations à certains utilisateurs ou groupes de personnes. En outre, elle permet de définir qui peut consulter, modifier ou télécharger des documents et des fichiers.
Avec les meilleurs services de VDR payants, vous pouvez également bénéficier d’un audit en temps réel et des capacités de reporting détaillées sur toutes les actions effectuées sur les documents et des fichiers.
Enfin, les plateformes payantes les plus avancées offrent davantage de possibilités en ce qui concerne l’apparence de l’interface et la personnalisation de l’expérience.
Par rapport aux variantes gratuites, les data rooms virtuelles payantes sont plus susceptibles d’offrir un service d’assistance à la clientèle qui permet de résoudre des problèmes techniques ou fonctionnels à tout moment.
Les fonctionnalités supplémentaires typiques de la data room payante comprennent la gestion de projets entre équipes de travail, les commentaires en temps réel et le recours à des logiciels tiers, tels que Microsoft Office et Google Workspace.
Bien que le fait d’investir dans des salles de données virtuelles soit la meilleure solution pour tous les projets, il arrive que des versions gratuites soient suffisantes. Analysons ces cas de figure :
Si les data rooms gratuites sont pratiques dans le cas de projets de petite envergure ou de courte durée, elles présentent parfois des limites. Une version payante est donc nécessaire pour offrir des fonctionnalités telles que la sécurité, la conformité et des outils pour gérer des documents. Examinons ces cas :