Dans le monde d’aujourd’hui, dominé par le traitement de données, les activités de toute organisation sont vulnérables aux risques de sécurité. Dans le même temps, le renforcement de la législation sur la protection de la vie privée oblige les organisations à consacrer davantage de ressources aux audits de conformité. En 2023 et 2024, plus de 170 lois sur la protection des données ont été introduites pour lutter contre les violations de données.
Pour faciliter la mise en conformité et protéger les données confidentielles des clients, de nombreuses organisations se tournent vers des salles de données virtuelles (VDR) innovantes, qui offrent de nombreux avantages. Dans cet article, nous examinerons le rôle des salles de données dans la conformité, les principales normes à respecter et la manière de le faire.
Les organisations de divers secteurs, notamment la technologie, la finance et le droit, s’appuient sur la sécurité des salles de données virtuelles pour les transactions et autres opérations sensibles, comme les contrats de cession. Toutefois, les salles de données doivent être gérées conformément aux réglementations à travers des processus de sécurité rigoureux.
Il y a plusieurs raisons importantes pour lesquelles la conformité aux réglementations relatives aux salles de données devrait être une priorité pour toutes les organisations :
Les fournisseurs de salles de données virtuelles sont tenus de suivre divers protocoles de sécurité pour se conformer à la réglementation.
Découvrez dans ce tableau quelques-unes des certifications liées à la sécurité des salles de données :
| Conformité réglementaire | Description | Région | Industries concernées |
| ISO/CEI 27001 | Exige aux organisations qu’elles mettent en œuvre des processus de gestion des risques, forment le personnel chargé de la sécurité, effectuent des audits réguliers et adoptent une approche d’amélioration continue de la sécurité des données. | Mondial | Plusieurs secteurs d’activité, dont la finance, les soins de santé et l’administration publique. |
| SOC 1 et SOC 2 | Établit des mesures rigoureuses de sécurité des données. | Mondial | Organisations de services, en particulier celles qui gèrent des services financiers, d’hébergement de données et de traitement. |
| RGPD | La RGPD établit une protection solide des données par le biais de contrôles d’accès, du cryptage et d’exigences en matière de notification des violations. | Union européenne (UE) | Tout organisme traitant des informations personnelles sur des projets complexes impliquant des avocats, experts et juristes pour une meilleure gestion des documents et la protection des données. |
| HIPAA | Garantit la protection des données médicales et personnelles des patients. | États-Unis | Secteur de la santé |
| FISMA | Définit les exigences en matière de cybersécurité pour les agences fédérales et les sous-traitants qui traitent des informations sensibles pendant les opérations complexes. | États-Unis | Agences et entrepreneurs du gouvernement devant procéder à des transactions ou due diligence |
Pour s’assurer que les informations confidentielles sont stockées, partagées et utilisées en toute sécurité, la conformité des data rooms virtuelles doit être protégée à plusieurs niveaux. Voici quelques-unes des fonctions de sécurité avancées qui permettent de maintenir la conformité et l’intégrité des données.
Des protocoles fiables, tels que l’utilisation de longueurs de clés de 256 bits et la norme de chiffrement avancé (AES-256), garantissent que les fichiers sensibles ne peuvent pas être lus par des parties non autorisées, que ce soit au repos ou en transit. Cette double protection empêche les fuites de données et garantit la conformité avec les règles RGPD et HIPAA.
L’autorisation basée sur les rôles (également connue sous le nom de contrôle d’accès à granulaires) permet aux administrateurs d’accorder aux utilisateurs différents niveaux d’accès selon leurs rôles et leurs responsabilités. Pour minimiser le risque de divulgation non autorisée, nous recommandons de n’accorder qu’un accès minimal aux documents. Les autorisations peuvent être mises à jour et modifiées à tout moment lorsque les rôles changent.
Les fonctionnalités de suivi d’audit sont indispensables pour identifier rapidement toute activité inhabituelle ou suspecte. Les meilleures solutions de data rooms proposent des journaux détaillés de toutes les activités des utilisateurs. Vous pouvez ainsi savoir qui a eu accès à quel fichier, quel jour, et quelle action a été entreprise (téléchargement, partage, etc.). Ces informations peuvent être utilisées comme preuves en cas d’audit réglementaire, d’incident de sécurité ou de litige juridique.
Les VDR disposent généralement d’outils de filigrane afin d’empêcher le partage non autorisé et de protéger les droits de propriété intellectuelle. Une marque est ainsi apposée sur le document, ce qui permet d’identifier clairement le propriétaire du contenu. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez garder le contrôle sur vos documents confidentiels et vous en servir comme preuve en cas de violation des droits d’auteur.
Les mesures relatives à la sauvegarde et à la récupération des données sont des éléments essentiels d’une stratégie informatique solide. Elles garantissent que les données critiques peuvent résister à divers scénarios de catastrophe, y compris les pannes de système, les cyberattaques ou les désastres physiques.
Il est essentiel de sécuriser votre espace de données virtuel. En le faisant, vous protégez les informations sensibles conformément aux lois, aux réglementations et aux attentes des parties prenantes, garantissant ainsi la confidentialité des données. Nous vous proposons ici quelques recommandations pour protéger efficacement les informations sensibles stockées dans vos datarooms virtuelles.
Les autorisations granulaires font partie intégrante des salles de données virtuelles. Elles définissent les actions possibles à attribuer aux utilisateurs. Il peut s’agir de droits de visualisation, de téléchargement ou d’édition. Maintenez la sécurité des données en examinant et en mettant à jour régulièrement les autorisations d’accès en fonction des exigences du projet et des changements de personnel.
Votre salle de données doit être doté de solides capacités d’audit et de suivi. Surveillez régulièrement l’activité des utilisateurs sur votre VDR, y compris la consultation, le téléchargement et le chargement de documents. Les journaux d’audit offrent une visibilité et vous aident à identifier rapidement les activités non autorisées ou suspectes.
Des salariés bien formés sont moins susceptibles de commettre des erreurs de sécurité, par exemple, partager à leur insu des informations confidentielles ou être victimes d’escroqueries par hameçonnage. Veillez à ce que tous les utilisateurs maîtrisent les fonctionnalités de votre data room virtuelle et les meilleures pratiques de gestion pour la confidentialité des données.
Établissez des politiques claires en matière de durée de conservation des données. En outre, mettez en place des procédures sécurisées de suppression des données conformes aux lois internationales.
Les data rooms virtuelles ne servent pas qu’à stocker des données. Elle offre aussi un cadre pour tout le monde, encourageant la communication et la collaboration. Optez pour les meilleurs fournisseurs de VDR pour un accès contrôlé aux informations, et favoriser des discussions, des commentaires et une collaboration en temps réel. Cela aide à réduire le besoin de canaux de communication externes et augmenter la productivité.
Nous voici arrivés à la fin de ce guide sur la conformité des data rooms. Voici un aperçu des principaux points à retenir :