Les salles de données virtuelles ont apporté des changements significatifs dans le monde des affaires au cours de ces dernières années.
Dans un environnement de plus en plus connecté et mobile, ces espaces de stockage en ligne spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des entreprises et des professionnels des secteurs de la finance, de l’immobilier ou encore des startups innovantes, sont devenus garants de transactions sécurisées, rapides et efficaces.
Découvrez comment les salles de données virtuelles aident des milliers de professionnels à mener leur processus de due diligence à terme dans les meilleurs délais.
| Les data rooms ou salles de données virtuelles sont des espaces en ligne sécurisés où les administrateurs téléversent l’ensemble des documents et des informations nécessaires aux parties intéressées pour mener le processus de diligence raisonnable. |
Souvent il s’agit d’un volume important de données qui sera pris en charge par une équipe dont les membres inspectent des sections qui leur sont assignées. Une data room virtuelle permet de créer une arborescence de dossiers clairs et un accès granulaire aux fichiers et informations confidentielles, ce qui en facilite la consultation.
Par ailleurs, les rapports d’activité détaillés et mis à jour instantanément des salles de données virtuelles améliorent la transparence des procédures et la capacité de prise de décision, ce qui permet de gagner un temps précieux sur la clôture de la transaction.
La diligence raisonnable ou due diligence est une procédure consistant en un examen minutieux des informations, des audits, des bilans financiers et d’autres données fournies par une entité en amont d’une éventuelle transaction.
La due diligence permet d’évaluer le potentiel ou la valeur commerciale d’un projet par une analyse documentaire approfondie et vise à fournir aux parties intéressées toutes les informations dont elles ont besoin pour prendre la bonne décision.
En fonction du type de due diligence, les étapes qui la composent peuvent varier. Cependant, dans la plupart des cas, une due diligence comprend l’évaluation des éléments suivants :
Étape 1 : Analyse de la capitalisation de l’entreprise. La capitalisation boursière d’une entreprise, ou sa valeur totale indique la volatilité du cours des actions, la diversité des actionnaires et la part potentielle des marchés cibles auxquels l’entreprise peut prétendre.
Étape 2 : Évolution du chiffre d’affaires, des profits et des marges. Le rapport d’activité de l’entreprise fait état de son chiffre d’affaires, de son résultat net ou de ses profits. Cette étape permet de suivre l’évolution dans le temps des recettes, des dépenses d’exploitation, des marges de profits et de la rentabilité des capitaux propres de l’entreprise.
Étape 3 : Les concurrents et les secteurs d’activité. Toute entreprise se définit en partie par rapport à ses concurrents. La diligence raisonnable consiste à comparer les marges de profit d’une entreprise avec celles de ses concurrents.
Étape 4 : Méthodes d’évaluation. Plusieurs ratios et mesures financières sont utilisés pour évaluer les entreprises, mais trois des plus utiles sont le ratio cours/bénéfice (P/E), le ratio cours/bénéfice à la croissance (PEGs) et le ratio cours/chiffre d’affaires (P/S).
Étape 5 : Gestion et actionnariat. La détention d’une forte proportion d’actions par les fondateurs et les dirigeants, ainsi que la vente récente d’actions par ces derniers, constituent des éléments importants de l’audit préalable. Une forte participation des cadres supérieurs est souhaitable, tandis qu’une faible participation constitue un signal d’alarme.
Étape 6 : Le bilan annuel. Le bilan annuel de l’entreprise indique ses actifs et ses passifs, ainsi que les liquidités disponibles. Le niveau d’endettement de l’entreprise et sa comparaison avec d’autres entreprises du secteur sont également à prendre en compte.
Étape 7 : Analyse des risques à court et à long terme. Évaluation des risques inhérents à l’ensemble du secteur et des risques propres à l’entreprise, telles que les questions juridiques ou réglementaires litigieuses.
La diligence raisonnable M&A requiert des informations et des données supplémentaires, comme l’examen approfondi de l’historique des titres boursiers.
Le temps des salles de données physiques appartient-il au passé ? Cela ne fait plus aucun doute. Les performances des data rooms virtuelles surpassent leurs homologues physiques sur tous les points clés d’une transaction réussie.
| Data room physique | Data room virtuelle |
| Dépenses associées à la mise en place élevées | Coût réduit grâce à une mise en place en ligne optimisée |
| Nécessite l’impression de l’intégralité des documents | Toutes les données sont téléversées dans l’espace de stockage |
| Registre d’accès des visiteurs aux documents confidentiels | Rapport d’activités détaillé sur toutes les consultations documentaires |
| Accès physique uniquement | Accès en ligne hautement sécurisé |
| Mesures de sécurité d’accès aux informations obsolètes | Accès granulaire à plusieurs niveaux et fonctionnalités de contrôle avancées |
| Visibilité restreinte du projet | Visibilité internationale du projet |
Nos salles de données virtuelles sont conçues pour vous aider à mener vos projets à bien dans les plus brefs délais. Nos outils innovants permettent à toutes les parties impliquées d’accéder aux données essentielles instantanément et de communiquer efficacement.
Parmi les avantages offerts par nos data rooms, nos clients apprécient tout particulièrement :
Vous pouvez spécifier des politiques détaillées d’accès pour chaque document et dossier. Les durées limites d’accès permettent de contrôler précisément qui consulte les données et à quel moment.
La recherche par mots-clés ou par application de filtres de recherche permet de gagner du temps et de retrouver des informations précises rapidement. Vous pouvez également utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lancer la recherche d’un mot ou d’une phrase.
Nos listes de contrôle permettent aux négociateurs d’avoir une idée précise des besoins spécifiques d’une due diligence par type, par exemple juridique, financière ou commerciale.
Les journaux d’audit complets enregistrent chaque action réalisée dans la salle de données. Vous pouvez choisir le format des rapports (PDF, Excel ou imprimable), mais aussi consulter les rapports de type « carte thermique » pour plus d’informations sur les utilisateurs les plus actifs et les sections de données les plus consultées.
Les utilisateurs ont la possibilité de soumettre des commentaires, ajouter des références et joindre des documents. Nos outils attribuent directement les réponses aux experts désignés sans aucune intervention manuelle. Les coordinateurs de réponses peuvent facilement modifier le flux de travail lorsque cela est nécessaire.
Les filigranes dynamiques apparaissent sur chaque document, qu’il soit affiché, téléchargé ou imprimé. Vous pouvez paramétrer vos filigranes avec le nom d’utilisateur, l’adresse IP, la date et l’heure d’accès au document.
Vous pouvez biffer un texte, une image ou une zone du document pour protéger les données confidentielles.
Vous pouvez révoquer l’accès aux documents à distance, et ce, même s’ils ont été téléchargés. Le déchiquetage des documents se fait également en ligne.
Tous nos plans incluent 2 clés USB sécurisées avec les archives de votre salle de données.
Le téléversement se fait par simple glisser-déposer et ne nécessite aucun plugiciel. Nos salles de données prennent en charge plus de 25 formats de fichiers pour les convertir en PDF sécurisés. Vous pouvez téléverser les fichiers en masse et regrouper plusieurs fichiers en un seul PDF.
Nos salles de données sont conformes aux normes de sécurité pour la protection de données sensibles ISO 27001. Les rapports SOC2 assurent la mise à jour régulière des systèmes de contrôle et des logiciels pour répondre aux demandes des pratiques internationales telles que Microsoft Secure Development Lifecycle et OWASP.
Notre service client est disponible tous les jours, 24 h sur 24. Nos agents parlent plus de 10 langues. Les temps de réponse sont en moyenne de 30 secondes par chat intégré dans notre application et de 15 à 30 minutes par email, en fonction du forfait.
Les avantages des salles de données virtuelles poussent un nombre grandissant d’entreprises et de compagnies internationales à utiliser les services des fournisseurs de VDR.
La diligence raisonnable est un processus long et fastidieux lorsqu’il est réalisé dans les conditions d’une salle de donnée physique. Les solutions apportées par les VDR permettent de rationaliser ce processus de plusieurs manières.
Ce sont certainement les deux avantages les plus appréciables des salles de données virtuelles. Les autorisations d’accès granulaires permettent aux administrateurs de contrôler la sécurité des informations confidentielles, tout en laissant les parties intéressées consulter les documents nécessaires à la diligence raisonnable.
Tous les utilisateurs de la data room virtuelle peuvent accéder de manière sécurisée à distance. Cela permet d’économiser un temps précieux sur les déplacements et les mesures de sécurité requis par une salle de données physique. Les économies des dépenses sont également considérables, puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer ou de faire appel à des services de coursier.
Une autre raison de l’intérêt que les grandes entreprises portent aux salles de données virtuelles est la sécurité. En effet, les fournisseurs de VDR offrent des espaces en ligne hautement sécurisés et conformes aux normes internationales en vigueur.
Les data rooms virtuelles utilisent un chiffrement avancé des données, comme le AES-256, pour garantir la sécurité des informations. Elles offrent également des fonctions comme le déchiquetage à distance, des modes d’affichage restreints, les filigranes et des niveaux d’accès granulaires.
Les salles de données virtuelles accélèrent la procédure de diligence raisonnable en mettant à la disposition des utilisateurs une interface conviviale, claire et facile à prendre en main.
Les délais de clôture des transactions sont améliorés grâce aux outils de communication performants qui permettent de gagner un temps précieux à toutes les parties impliquées.
Les data rooms virtuelles ne laissent rien au hasard et pour cela elles sont certifiées conformes aux normes de sécurité internationales.
Les certifications de conformité aux normes internationales, telles que ISO 27001, HIPAA et SOC2 garantissent la sécurité des salles de données virtuelles.
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Les data rooms virtuelles sont la meilleure solution pour vos transactions financières, immobilières et bien d’autres ! Les avantages des data rooms virtuelles pour la due diligence sont nombreux, mais les plus importants sont les suivants :
Contactez nos agents de vente pour savoir comment nos salles de données virtuelles peuvent vous aider dans vos transactions ou si vous avez des questions sur nos services et nos plans d’abonnement. Nous sommes là pour vous accompagner dans vos projets !