7 caractéristiques des meilleures data rooms

Une data room est devenue un atout inestimable pour toute entreprise. Ces plateformes sont devenues populaires parmi les entreprises pour les transactions importantes. Si vous voulez une fiabilité maximale, il vous faut les meilleures data rooms du marché. Voici les principales caractéristiques que ce service doit inclure !

Caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’une data room

Le fait que vous puissiez choisir parmi des centaines de services de data room virtuelle est une bénédiction – et une malédiction. Pour savoir comment choisir et sélectionner les meilleures plateformes, prenez en compte les facteurs suivants.

1. Conformité

Une data room doit être conforme aux normes en vigueur. Ces certificats garantissent que le service est fiable et répond aux réglementations requises.

Les normes les plus courantes à respecter sont les suivantes :

  • ISO27001. Ce certificat garantit que la data room virtuelle répond aux normes internationales de sécurité de l’information.
  • SOC1 /2. SOC, abréviation de Service Organization Controls (Contrôles des organismes de services), se concentre sur le traitement des données financières et autres informations sensibles.
  • RGPD. Le règlement général sur la protection des données est un accord valable dans l’UE et aux États-Unis. Il sert à protéger vos données personnelles et à garantir que leur collecte et leur utilisation sont conformes aux lois en vigueur.

2. Simplicité d’utilisation

Les meilleures data rooms doivent offrir une interface conviviale. Vous devez vous sentir à l’aise avec la plateforme dès le départ ou, du moins, avec un investissement en temps minimal. Les débutants apprécient les mises en page claires où ils peuvent naviguer facilement dans les menus. 

Vous ne devriez pas non plus avoir à vous occuper de plugins, car cela complique l’expérience globale. Enfin, le support multiplateforme est impératif pour toute data room. Les applications mobiles sont le moyen le plus simple d’accéder à vos documents lors de vos déplacements. Vous devez pouvoir utiliser des smartphones, des tablettes ou tout autre appareil pour ouvrir des fichiers depuis n’importe quel endroit.

3. Protection des documents

Chaque entreprise possède des documents sensibles qui ne doivent pas être divulgués en dehors de l’entreprise. Une data room fiable doit offrir une excellente protection des fichiers pour assurer la sécurité de votre travail. Vous pouvez protéger les documents avec une authentification à deux facteurs et n’autoriser l’accès qu’aux utilisateurs autorisés. C’est pratique lorsque vous partagez vos fichiers avec des tiers, car cela vous donne plus de contrôle sur les documents.

Voici d’autres caractéristiques de protection de la data room virtuelle à prendre en considération :

  • Déchiquetage à distance. Il s’agit d’un moyen facile de supprimer l’accès des utilisateurs à certains documents, même s’ils les ont déjà téléchargés.
  • Affichage limité. Vous pouvez rendre uniquement une partie spécifique du document visible pour un utilisateur particulier. Le reste du fichier reste caché.
  • Filigranes. Cela permet d’apposer votre logo en haut de tous les documents sensibles. C’est un moyen important de protéger vos documents d’une utilisation ou d’un partage indésirable.

4. Suivi de l’activité des utilisateurs

Le suivi de l’activité des utilisateurs est un facteur de sécurité essentiel des meilleures data rooms virtuelles. En tant qu’administrateur, vous devez savoir qui a accédé à vos fichiers et quand. 

Outre le fait qu’il s’agit d’un élément de sécurité, cela fournit des informations importantes pour les gestionnaires. Par exemple, vous pouvez voir qui a ouvert les documents et combien de temps chaque utilisateur a passé dans le dossier. Cela vous donne des informations sur le travail des employés et vous pouvez facilement suivre l’évolution des documents.

5. Service et assistance multilingues 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

L’assistance clientèle doit fonctionner 24 heures sur 24 pour être disponible pour les clients et les utilisateurs du monde entier. De plus, les agents doivent être bien informés, polis et prêts à aider. 

Il est particulièrement utile d’avoir une équipe d’assistance qui parle plusieurs langues. Les personnes dont l’anglais n’est pas la langue natale apprécieront certainement de communiquer avec les membres du personnel dans leur langue maternelle. La meilleure data room virtuelle assure un support client exceptionnel sur lequel les clients peuvent toujours compter.

6. Chat en direct

Que faire si un problème inattendu survient au milieu de la nuit ? Vous devez peut-être terminer le document avant le matin et vous êtes pressé. C’est là que le chat en direct est une solution pratique qui peut résoudre n’importe quel problème rapidement.

Le chat en direct vous permet de contacter un agent rapidement. Une fois que vous avez lancé le service, un agent est disponible pour vous aider.

7. Personnalisation

Un niveau élevé d’options de personnalisation vous permet d’adapter la plate-forme à vos besoins. Il ne sert à rien de trouver la meilleure data room si elle ne correspond pas à vos préférences. C’est pourquoi les meilleures plateformes vous permettent de personnaliser les paramètres afin de répondre, voire de dépasser, vos attentes. Il doit être facile de régler tous les détails, du choix du moment des sauvegardes à la gestion des droits d’accès. 

Remarque finale

Nous sommes fiers de la longue liste de fonctionnalités que les meilleurs services de data room doivent offrir. Nous espérons qu’elle vous permettra de choisir le bon outil beaucoup plus rapidement et facilement. Si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter et nous trouverons la solution de data room idéale pour votre entreprise!