Les salles de données virtuelles sont des outils formidables pour propulser les entreprises, tant dans le cadre des transactions de fusion et acquisition (M&A) que lors d’une introduction en bourse (IPO). Mais comment mettre en place une salle de données virtuelle ? Cet article vous guidera à travers les différentes étapes de la mise en place d’une VDR, en vous fournissant des conseils pratiques pour maximiser son utilisation.
Une salle de données virtuelle (ou VDR pour Virtual Data Room) est une plateforme en ligne sécurisée qui permet de stocker et de partager des informations sensibles et confidentielles avec d’autres utilisateurs, où qu’ils soient. Dans le cadre de transactions majeures, les salles de données virtuelles sont essentielles pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Les entreprises utilisent les salles de données virtuelles lors de transactions importantes telles que : les fusions et acquisitions, la due diligence, l’introduction en bourse, les levées de fonds, les audits et d’autres transactions qui nécessitent un niveau élevé de confidentialité et de sécurité des données. Elles offrent de nombreux avantages par rapport aux salles de données traditionnelles et d’autres moyens de partage d’information en ligne, dont voici le principaux :
Comme dans tous les processus impliquant une quantité importante d’informations et plusieurs parties prenantes, une stratégie de mise en place efficace s’avère cruciale pour le bon déroulement de vos opérations. En suivant les 5 étapes clés décrites ci-après, vous assurez une mise en place fluide de votre salle de données virtuelle.
Il s’agit d’une étape majeure qui nécessite une attention particulière, puisque le succès de votre projet en dépend. Vous devez choisir un fournisseur de salle de données virtuelle qui répond à vos besoins et à votre budget. Plusieurs critères sont à prendre en compte :
Une fois que vous avez choisi votre fournisseur, vous devez déterminer quels fichiers et documents doivent être placés dans la VDR. La structure de votre salle de données dépendra de l’utilisation que vous prévoyez d’en faire et votre fournisseur peut proposer des listes de contrôle spécifiques pour le type de transaction ou d’opération dont vous avez besoin. La structure de base comprend en général les éléments suivants:
L’organisation des dossiers de votre VDR facilitera également la définition des droits d’accès des utilisateurs. Par exemple, les auditeurs peuvent nécessiter l’accès à certains documents qui ne devraient pas être disponibles pour les investisseurs, et vice versa.
Une fois que vous avez défini les droits d’accès, vous pouvez commencer à ajouter des utilisateurs à votre VDR. Assurez-vous de bien définir les rôles et les droits d’accès de chaque utilisateur. L’ajout d’utilisateurs peut se faire de manière individuelle ou groupée.
Enfin, vous pouvez commencer à importer des documents et des fichiers dans votre VDR. Assurez-vous de bien organiser vos fichiers pour faciliter leur recherche et leur utilisation par les parties concernées.
Quels sont les autres éléments à prendre en compte lors de la configuration d’une VDR? Voici quelques conseils experts à suivre pour une bonne gestion de votre salle de données virtuelle :
Il est important de garder vos documents à jour pour assurer la précision et la pertinence des informations. Assurez-vous de mettre à jour régulièrement vos fichiers et documents et de supprimer les informations et documents obsolètes.
Les fournisseurs de VDR vous permettent de personnaliser la présentation de l’interface pour mieux représenter votre image de marque ou vos produits. Vous pouvez par exemple choisir une palette de couleurs en rapport avec votre marque, mais également inclure le logo de votre entreprise.
Les VDR offrent de nombreuses fonctionnalités de sécurité que vous pouvez exploiter pour améliorer la sécurité de vos données. Par exemple, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que la visualisation restreinte, les permissions de groupe, etc.
Les délais d’expiration des sessions permettent de sécuriser l’accès à votre VDR. De même, les droits de révocation vous permettent d’empêcher l’accès aux documents de la VDR et ce même s’ils ont déjà été téléchargés.
Un accord de non-divulgation est entièrement personnalisable afin d’offrir un maximum de flexibilité. L’accord est affiché lors de la première visite d’un utilisateur dans la salle de données et suavegardé dans le journal d’activité.
Les fournisseurs de VDR mettent un point d’honneur à proposer des fonctionnalités qui les démarquent de la concurrence. En comparant les avantages offerts par les différents fournisseurs et en choisissant l’offre la plus adaptée à vos besoins, vous optimisez votre budget et l’efficacité de l’opération. Par exemple, iDeals inclut un visualisateur sécurisé de tableur, un outil propriétaire qui permet d’accéder aux feuilles Excel dans le format original. Référez-vous aux articles comparatifs et prenez le temps d’analyser personnellement les offres disponibles.
La durée de la mise en place d’une salle de données virtuelle dépend de plusieurs facteurs, tels que la quantité de données à stocker et la complexité de la structure de la salle de données. Ceci étant dit, la mise en place d’une VDR peut prendre de 15 minutes à quelques heures, en fonction du nombre d’utilisateurs et de documents, du niveau de préparation des documents et de la complexité du projet.
La mise en place d’une salle de données virtuelle peut sembler une tâche ardue, mais avec une bonne planification et une bonne organisation, elle parfaitement réalisable même si vous ne possédez pas de connaissances spécifiques sur ce sujet.
Les points principaux à retenir en amont sont les suivants: choisissez votre fournisseur de VDR avec soin, organisez les contenus de façon pertinente, définissez les droits d’accès des utilisateurs et exploitez optimalement les fonctionnalités offertes par votre VDR.
Vous pouvez visiter la page de tarification pour en savoir plus sur les plans tarifaires, et contacter l’équipe de vente pour toute question concernant la mise en relation avec notre data room.