Cas d’utilisation des data rooms virtuelles

Pour de nombreuses entreprises du monde des affaires, le partage de documents sensibles avec un large éventail d’utilisateurs est inévitable. Cela fait de la sécurité des données une priorité absolue en raison de la quantité de trafic de partage de données. Alors que les pirates sont à l’affût, et compte tenu des nombreuses règles de confidentialité des utilisateurs en ligne, le besoin de sécurité des données est une priorité.

Cependant, une data room virtuelle résout le problème de la sécurité et nous allons examiner les principaux cas d’utilisation d’une DRV dans les sections suivantes.

Mais d’abord, essayons de mieux comprendre ce qu’est une data room virtuelle et comment elle est liée à la sécurité des données dans le monde des affaires.

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle?

Lorsqu’une entreprise doit stocker et partager des informations avec des tiers, en particulier dans des cas tels que les processus de diligence raisonnable en matière de fusions et acquisitions et de litiges, la protection ultime de ces informations est vitale. Une data room virtuelle offre un refuge pour le stockage et le partage de ces informations entre le personnel interne d’une entreprise et les parties externes.

Qu’est-ce qui rend les data rooms virtuelles irremplaçables?

Même si les plates-formes de partage de documents comme Dropbox et Google Drive présentent des caractéristiques similaires à celles d’un DRV, les logiciels de data room virtuels sont beaucoup plus avancés. Voici pourquoi:

  • Sécurité. Une data room virtuelle est dotée de fonctionnalités de sécurité qui peuvent garantir une sécurité optimale de toutes les informations qui y sont hébergées. Ces caractéristiques comprennent l’authentification à deux facteurs, le cryptage de bout en bout, les contrôles d’activité, etc. La sécurité va plus loin avec l’inclusion de filigranes électroniques pour suivre le mouvement des informations hors de la salle, et l’outil « Afficher en tant que » détermine le type d’informations que toute personne ayant l’intention de visiter la VDR.

  • Suivi de l’activité. Dans la data room virtuelle, l’administrateur peut contrôler ce que voit toute personne qui ouvre la salle et peut suivre ce qu’elle voit ou les modifications apportées pendant la période où un utilisateur a eu accès à la VDR. Vous pouvez utiliser ces capacités pour limiter l’accès des utilisateurs à la data room, en n’accordant la permission qu’au personnel autorisé.

  • Facilité d’utilisation et assistance 24 heures sur 24. La data room virtuelle est facile à utiliser, et vous n’avez pas besoin d’être féru de technologie pour vous y retrouver. Il y a toujours une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 quand vous en avez besoin de la part du fournisseur de VDR – au cas où vous rencontreriez des difficultés.

Tous ces avantages et bien d’autres encore sont difficilement réalisables avec d’autres plateformes traditionnelles de stockage et de partage de documents.

Cas d’utilisation d’une data room virtuelle 

Diligence raisonnable en matière de fusions et acquisitions 

Il s’agit de l’un des cas d’utilisation les plus populaires de la data room virtuelle. La diligence raisonnable en matière de fusions et d’acquisitions est au cœur de toute transaction interentreprises dans le monde des affaires international. Avec une data room, les entreprises peuvent effectuer des interactions ou des transactions à distance et en toute sécurité. Elles peuvent facilement examiner les portefeuilles commerciaux et financiers de l’autre partie grâce au partage de documents. Les données sensibles et confidentielles peuvent être consultées à l’aide d’une plateforme sécurisée basée sur le cloud.

Qu’il s’agisse de l’acquisition d’une startup par une plus grande entreprise ou de la fusion de deux méga-sociétés, la VDR offre un refuge pour le partage des documents, qui sont cryptés et contrôlés pour éviter les fuites. Elle réduit également les risques que quelqu’un s’enfuie avec des informations vitales, car l’accès des utilisateurs peut être contrôlé, surveillé et restreint à volonté. La data room peut également restreindre la copie, la duplication ou l’impression de documents. 

Levée de fonds  

Lorsqu’une entreprise lève des fonds pour lancer un projet ou financer une opération en cours, elle a besoin d’un logiciel sécurisé basé sur le cloud pour stocker les données financières sensibles que les investisseurs exigeront de voir. Elle doit également partager ces informations financières avec ses investisseurs ou bienfaiteurs potentiels sans les laisser tomber dans de mauvaises mains.

Les data rooms virtuelles sont utilisées dans des cas comme celui-ci pour garantir la sécurité des données partagées. Elles permettent également de créer un processus transparent où tout le monde est sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agit de suivre le trafic d’informations entrant et sortant de l’organisation et entre ses investisseurs potentiels. 

Référentiel d’entreprise  

Certaines entreprises ayant des bureaux à différents endroits, une data room virtuelle constitue l’environnement le plus sûr pour partager des données avec l’ensemble de son personnel et de ses bureaux de manière transparente. La direction peut accorder l’accès aux employés autorisés tout en limitant les permissions à des documents et des fichiers spécifiques, de sorte que le personnel non autorisé ne puisse pas consulter des fichiers confidentiels qui sont « au-dessus de leur niveau de compétences ».

Réaliser des audits  

Supposons qu’une entreprise soit légalement tenue de se soumettre à un audit financier ou qu’elle décide volontairement de le faire. Dans ce cas, une data room virtuelle constitue la meilleure plate-forme basée sur le cloud pour partager les dossiers financiers de l’entreprise avec un auditeur externe.

Avec une data room, les auditeurs n’ont plus besoin de se déplacer d’une organisation à l’autre s’ils peuvent tout faire à distance. Au cours de l’audit, la section « questions-réponses » permet aux responsables d’interagir avec l’entreprise pour obtenir des éclaircissements sur les zones incertaines. 

Diligence préalable à l’introduction en bourse

Lorsqu’une entreprise effectue un contrôle préalable en vue d’une introduction en bourse, une data room virtuelle constitue la plate-forme idéale pour que l’entreprise partage ses données confidentielles avec l’institution financière. La banque analysera ensuite les données de l’entreprise et s’assurera de la durabilité de son modèle économique, entre autres indices à mesurer au cours du processus. D’une manière générale, la data room pour l’audit préalable permet un processus transparent et efficace, exempt d’erreurs ou de problèmes de sécurité au XXIe siècle. 

Conclusion

La data room virtuelle est l’une des meilleures choses qui soient arrivées aux plateformes de partage de documents basées sur le cloud et aux entreprises. Elle offre toute la sécurité dont une entreprise a besoin pour protéger la confidentialité de ses documents et ses informations sensibles. Elle s’avère extrêmement précieuse lors des contrôles préalables et autres transactions entre une entreprise et un partenaire ou un acheteur potentiel.

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